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Telefono

Come faccio a effettuare una chiamata?

Per effettuare una chiamata tramite il Pannello Telefonico di YouNeed puoi:

  • comporre il numero cliccando i tasti del Pannello Telefonico;
  • digitare i numeri o un nome direttamente nell’area di testo (in “Inserisci nome o numero”).

NOTA: se invece preferisci effettuare una chiamata direttamente dal telefono fisso è sufficiente alzare la cornetta e comporre normalmente il numero desiderato.

Come rispondo a una chiamata?

Per rispondere ad una chiamata in entrata basta alzare semplicemente la cornetta e YouNeed attiverà la conversazione.

Posso prendere la chiamata di un collega assente?

Questa azione è possibile solo se sei abilitato.
Si chiama “Call pick – up”. Nell’area Telefono » Chiamate interni basta cliccare sull’icona per prendere la chiamata di un collega non in postazione.

Devo inoltrare una chiamata ad un collega, come faccio?

Per trasferire una chiamata ci sono due modi:

  • trasferimento diretto: puoi comporre direttamente il numero o il nome della persona a cui trasferire la chiamata nella finestra che compare a destra senza mettere in pausa la conversazione;
  • trasferimento assistito: permette, durante una chiamata in corso, di comporre un altro numero a cui trasferire la chiamata ricevuta. Nel momento in cui parte la seconda chiamata, la prima viene automaticamente messa in sospeso. Quando l’altro numero chiamato risponde, si avranno due chiamate in corso: la prima sospesa e la seconda attiva. Abbassando la cornetta la prima chiamata e la seconda vengono collegate automaticamente.

Come metto una chiamata in pausa? E se la dovessi riprendere?

Il tasto sospende una chiamata in corso. Dopo aver sospeso una chiamata, il proprio telefono resta comunque occupato. Se a questo punto si abbassa la cornetta mentre l’altra persona è nello stato di “sospeso”, la conversazione si chiude.
È possibile riprendere la chiamata cliccando sul tasto.

Come imposto la deviazione di chiamata verso un cellulare o un trasferimento su un qualsiasi altro numero?

Dal menù Impostazioni » Impostazioni Telefono cliccando su posto sulla sinistra.
Seleziona l’opzione “” nella sezione “Abilitare” e in seguito scegliere quando abilitare il trasferimento selezionando i giorni della settimana e la fascia oraria. Stabiliti questi parametri scegliete le azioni che preferite tra: “Non disturbare”, “Deviazione” e “Casella Vocale”.
Selezionando “Deviazione” si sceglie di inoltrare la chiamata in ingresso ad un altro numero di telefono da indicare nel campo “Inoltra a”. È possibile scegliere di deviare la chiamata: sempre, quando il telefono è occupato oppure quando la chiamata non riceve una risposta.

Vorrei non essere disturbato, qual è il modo più semplice?

È semplicissimo. Sul tastierino telefonico clicca l’icona colorata a sinistra del tuo stato e passa su “Non disturbare” . In questo modo non riceverai chiamate da nessun utente.

Dove posso vedere le chiamate perse, ricevute e effettuate?

Nell’area Registro trovi l’archivio di tutte le “Chiamate perse”, “Chiamate Ricevute” e “Chiamate Effettuate”. Inoltre puoi vedere maggiori dettagli come:

  • data/ora della chiamata;
  • numero o il nome (se l’utente è registrato);
  • durata.

Voglio ricercare una chiamata in base al numero o al nome.

Nell’area Registro inserendo il parametro di ricerca (nome o numero) nell’apposito spazio Cerca è possibile filtrare le chiamate effettuate, ricevute o perse.

É possibile vedere l’elenco delle chiamate fatte da qualcuno del mio Team?

Se hai attiva l’opzione Hotel puoi vedere nell’area a te dedicata Registro Chiamate, le chiamate effettuate da ogni camera della tua struttura.

Messaggi

Come faccio a scrivere una nuova chat ad un contatto?

Nella parte destra di YouNeed, nella sezione Gruppi, visualizzi tutti gli utenti. Dall’elenco, cliccando sull’icona è possibile avviare una conversazione.

Come si scrive nella chat pubblica?

Entra nella sezione Messaggi e clicca su messaggi pubblici sempre in alto rispetto alle altre conversazioni. La chat pubblica è accessibile soltanto dalla sezione “Messaggi”.

Voglio creare un gruppo chat, come faccio?

Ci sono diversi modi.

Se sei già nell’area Messaggi noterai che in fondo alla pagina è presente una zona più grigia con la scritta: “rilascia qui gli utenti per creare un gruppo“. È sufficiente trascinare e rilasciare gli utenti posti nel pannello “Gruppi – Contatti” sulla destra.

Oppure, clicca sul pulsante Aggiungi, posto sempre in fondo alla pagina. Vedrai apparire una sezione per scegliere gli utenti che vuoi nel tuo gruppo. Una volta scelto un utente è possibile inserirne un secondo e un terzo spostando il cursore nell’area di testo e aggiungendo gli altri utenti. Una volta selezionati tutti, cliccare su OK, automaticamente vedrai apparire la tua chat di gruppo.

Voglio modificare un gruppo, è possibile farlo?

Certo. Nell’area Amministrazione » Utenti e Gruppi e, nella sezione “Gruppi”, clicca sul tasto nel box. Sarà possibile aggiungere o rimuovere un utente, cambiare il nome del gruppo, assegnare un colore diverso o renderlo visibile nel pannello contatti sulla colonna di destra di YouNeed.

Vorrei rileggere una vecchia conversazione, è possibile?

Certamente. Nella sezione Messaggi puoi vedere lo storico di tutte le conversazioni e chat effettuate sia all’interno dei gruppi che nelle singole conversazioni riservate.

Posso eliminare la cronologia di una chat?

Sì. La cronologia di una chat può essere eliminata direttamente dalla chat stessa cliccando sull’icona in alto a destra » Cancella Cronologia.

É possibile archiviare una chat? E come posso mostrare i messaggi archiviati?

Certo, è possibile archiviare una chat.
Se vuoi archiviare una chat aperta puoi farlo in modo molto semplice e simile a come si cancella la cronologia, ovvero cliccando sull’icona » Archivia Conversazione.
Oppure dall’area Messaggi puoi cliccare sull’icona per archiviare la conversazione automaticamente. Per renderla nuovamente visibile selezionare “Mostra messaggi archiviati” sotto l’area Cerca.

Come posso inoltrare un file tramite la chat?

É possibile inviare un file (fino a 500MB) trascinandolo e rilasciandolo nella sezione di testo della finestra chat oppure cliccando il tasto e selezionando il file dal proprio PC.

Posso rivedere tutti i file che ho condiviso in una determinata conversazione?

Certo. Nella sezione Messaggi clicca sul tasto Visualizza file della conversazione che ti interessa e vedrai aprire l’elenco di tutti i file scambiati.
NOTA: i file che vengono eliminati dalla propria conversazione non saranno più mostrati.

Vorrei aggiungere più persone in una conversazione, posso farlo?

Sì, certo. Nella finestra di chat, in una conversazione riservata, clicca il tasto “Aggiungi Persone” e nell’area di testo che compare scegli l’utente che desideri, clicca OK e includi la persona nella chat.

Rubrica

Come aggiungo un nuovo contatto?

Tramite il tasto posto in alto a sinistra, compilando i relativi campi in rubrica.

Che differenza c’è tra un contatto in rubrica pubblico e uno riservato?

Un contatto “pubblico” è visibile a tutti gli utenti della piattaforma YouNeed, mentre quello “riservato” è visibile soltanto all’utente che lo ha inserito.

Voglio aggiungere tra i miei contatti preferiti un nuovo numero, come si fa?

Nell’area Rubrica scegli l’utente da classificare come preferito e clicca sull’ultima icona della riga corrispondente

Come visualizzo i miei contatti preferiti?

Nella colonna di destra, clicca su Contatti per espandere la finestra contenente gli utenti “Preferiti”.

Come elimino un contatto tra quelli preferiti?

Nella colonna di destra tra i Preferiti, clicca sulla foto dell’utente da eliminare. Vedrai apparire una finestra con tutti i dettagli dell’utente in questione.
Clicca sull’icona stella gialla e automaticamente l’utente verrà rimosso dai tuoi Preferiti.

Come inserisco, elimino o modifico un contatto in rubrica?

Semplice. Clicca su in tabella e successivamente riporta le correzioni nei vari campi. Il tasto (icona cestino) permette la cancellazione del contatto selezionato (previa conferma).
NOTA: questo tasto è visibile se l’utente è abilitato da un determinato permesso (gestibile nella sezione “Amministrazione » Impostazioni Avanzate – Permessi”).

Non trovo un contatto nella rubrica, come lo cerco?

Scorri le lettere visibili sul lato sinistro proprio come in una vera rubrica. Oppure filtra la ricerca scrivendo il nome del contatto.

Registro chiamate

Dove posso vedere le chiamate perse, ricevuto ed effettuate?

Nell’area Registro trovi l’archivio di tutte le “Chiamate perse”, “Chiamate Ricevute” e “Chiamate Effettuate”. Inoltre puoi vedere maggiori dettagli come:

  • data/ora della chiamata;
  • numero o il nome (se l’utente è registrato);
  • durata.

Voglio ricercare una chiamata in base al numero o al nome.

Nell’area Registro inserendo il parametro di ricerca (nome o numero) nell’apposito spazio Cerca è possibile filtrare le chiamate effettuate, ricevute o perse.

É possibile vedere l’elenco delle chiamate fatte da qualcuno del mio Team?

Se hai attiva l’opzione Hotel puoi vedere nell’area a te dedicata Registro Chiamate, le chiamate effettuate da ogni camera della tua struttura.

Casella vocale

Come si imposta un messaggio vocale?

Se hai già il tuo messaggio registrato seleziona la voce Carica Messaggio. In questo caso puoi caricare un file audio esclusivamente in formato “.wav” fino a un massimo di 10MB semplicemente strascinando e rilasciando il file nella zona grigia (non sono ammessi formati “.mp3”, “.mid”, “.wma”, “.flac”, ecc.).

Non so da dove ascoltare i messaggi ricevuti nella mia casella vocale.

Sempre nell’area Casella vocale » Messaggi ricevuti è possibile accedere a tutti i messaggi audio ricevuti nella propria casella vocale. Questi possono essere ascoltati direttamente dal player o scaricati in formato “.mp3” cliccando il tasto (scarica).

Wiki

A cosa mi può servire il wiki?

L’area Wiki permette di creare e condividere documenti all’interno della piattaforma YouNeed ed è accessibile a tutti gli utenti che ne hanno il permesso.

Posso visualizzare un wiki scritto da un collega?

Certamente. Nell’area Wiki cliccando Archivio Wiki, è possibile visualizzare tutti i documenti creati all’interno della piattaforma.

Devo ricercare un wiki già condiviso nell’archivio: come faccio?

Nell’area Wiki » Ricerca è possibile ricercare un documento all’interno dell’archivio utilizzando l’apposito campo Cerca.

Hotel

Da dove imposto il servizio sveglia?

Il servizio sveglia permette di programmare in modo automatico una chiamata che parte dal centralino ad un numero interno. Per rendere attivo tale servizio occorre abilitarlo spuntando l’apposita casella posta a fianco della voce “Abilitato”.

Come imposto una sveglia?

Per impostare una nuova sveglia bisogna cliccare il tasto visibile sulla sinistra non appena aperta questa sezione. Il servizio è personalizzabile impostando orario, interno da chiamare, giorni attivi.

Come modifico o cancello una sveglia?

Per modificare una sveglia cliccare il tasto e modificare le impostazioni. Per cancellarla, invece, cliccare sul tasto e confermare dando l’OK.

É possibile accedere alla lista delle chiamate effettuate dagli interni?

Certamente. È possibile farlo accedendo al Registro Chiamate. Da questa sezione è possibile selezionare un interno, una data “Dal – al” e una determinata fascia oraria per le singole date. Una volta impostati tutti i campi basta cliccare sul pulsante “Cerca” per vedere tutti i dettagli di chiamata di un interno.

Come posso impostare i costi di una chiamata?

Un utente con il relativo permesso abilitato Amministrazione » Impostazioni avanzate – Permessi ha la possibilità di personalizzare i costi da applicare ad una chiamata. Di default vengono fornite alcune regole che riguardano tutti i numeri fissi e mobili italiani ma tuttavia esse possono essere modificate andando su Impostazione Costi e cliccando su ed eliminate cliccando su .

Le impostazioni di default riguardo i costi possono essere ripristinate?

Si. Basta andare su Impostazione Costi e cliccare sul tasto Ripristina in altro a destra.

Amministrazione

Come aggiungo nuovi utenti?

Lo facciamo noi per te! Contatta l’assistenza Ambrogio e procederemo subito.

Come creo un nuovo gruppo pubblico?

Nella sezione Amministrazione » Utenti e Gruppi, clicca sul tasto posto in alto a sinistra. Assegna un nome e un colore al gruppo e inserisci gli utenti che ne faranno parte digitando i nomi nella sezione “Utenti e contatti in rubrica”. Flagga la casella “Pubblico” e una volta salvato il tuo gruppo sarà subito attivo.

Posso modificare, personalizzare o eliminare i gruppi?

Sì, certo. Vai su Amministrazione » Utenti e Gruppi, nella sezione “Gruppi”, clicca su nel box del gruppo che desideri modificare. Sarà possibile aggiungere o rimuovere un utente, cambiare il nome del gruppo, assegnare un colore diverso o renderlo visibile.

Impostazioni

Come faccio a cambiare la password per l’accesso?

Per cambiare la password di accesso alla piattaforma è sufficiente entrare nell’area Impostazioni » Impostazioni Personali e nel campo Cambia Password digitare la nuova password scelta.

Come posso personalizzare il mio profilo? Cambiare nome, cognome e foto?

Il procedimento è molto simile al cambio della password. Nell’area Impostazioni » Impostazioni Personali è possibile personalizzare il proprio nome, cognome e avatar. Clicca su Nome, Cognome per cambiarli e sulla tua foto per aggiornare l’Avatar.

Voglio utilizzare YouNeed in inglese, posso farlo?

Certo, hai due modi per impostare YouNeed in lingua inglese.

  • In alto a destra, nell’area personale, accanto al proprio nome, cognome e avatar clicca la freccia del menu, apparirà un menu. Scegli la voce Lingua. Da lì sarà possibile scegliere Italiano o Inglese.
  • Nell’area Impostazioni » Impostazioni Piattaforma, clicca “Cambia Lingua” e selezionate la lingua inglese.

Posso modificare la data o il formato dell’ora?

Certo. Nell’area Impostazioni » Impostazioni Piattaforma, sotto la voce “Formato Data/Ora” è possibile modificare il formato dell’ora e la visualizzazione della data che preferisci.

Vorrei modificare lo stato delle notifiche, la modalità di avviso e la durata.

Nell’area Impostazioni » Impostazioni Notifiche seziona “Opzioni”. Da qui è possibile attivare/disattivare gli avvisi sonori e impostare la durata delle notifiche desktop scegliendo più tipologie di durata.

Vorrei inserire un nuovo utente nella piattaforma, come posso fare?

Per questa tipologia di azione è necessario contattare i nostri operatori.

Voglio modificare colore e nome ad un gruppo, come si fa?

Semplice. Entra nell’area Amministrazione » Utenti e Gruppi; nella casella “Gruppi” clicca sull’icona per modificare i vari parametri.

Come gestisco i permessi per gli utenti del mio YouNeed?

Puoi verificare tutte le tipologie di permessi per i tuoi utenti da: Amministrazione » Impostazioni Avanzate – Permessi. Da qui seleziona l’utente che desideri e modifica i vari permessi selezionando/deselezionando le varie aree di accesso o funzioni.

Gestione centralino

Come imposto la segreteria del mio centralino?

Nell’area Gestione Centralino » Impostazioni Segreteria Centralino tramite l’icona un utente abilitato ha la possibilità di impostare le chiamate in entrata dirette al numero di centralino, secondo una certa fascia oraria e per certi giorni della settimana.
NOTA: se un centralino possiede più sedi è possibile selezionarne una tramite menù a tendina e gestirne le varie regole singolarmente.

Cosa vuol dire impostare la deviazione?

Significa inoltrare la chiamata in ingresso ad un altro numero di telefono che puoi indicare nel campo Inoltra a.
È possibile scegliere di deviare la chiamata: sempre, quando il centralino è occupato oppure quando la chiamata non riceve alcuna risposta. Infine è possibile deviare specifiche chiamate provenienti da un numero telefonico selezionando le opzioni presenti a fianco la voce “Se chiamante”.

Cosa vuol dire impostare la casella vocale?

Selezionando questa opzione si sceglie di attivare un messaggio audio registrato nella sezione Messaggi Audio per il centralino, pertanto, una persona che chiama ascolterà il messaggio audio impostato e potrà lasciare un messaggio vocale che sarà visualizzabile nella sezione “Messaggi Ricevuti”. Attivando la “Casella vocale” è possibile selezionare le opzioni “Sempre”, “Occupato” e “Non risposto”.

Cos’è il risponditore?

Selezionando e attivando questa opzione la persona che chiama il numero di centralino ascolterà un messaggio audio preimpostato ma non potrà lasciare nessun messaggio vocale.

Posso verificare quali messaggi audio sono già in uso?

Certo. Da Impostazioni Segretaria Centralino » Messaggi Audio è possibile visualizzare dal menu a tendina, quale messaggio audio è attualmente in uso per la casella vocale e risponditore nelle varie sedi.

Posso scegliere una segreteria diversa per le mie due sedi?

Si, gestisci la segreteria da Gestione centralino » Impostazioni Segretaria Centralino selezionarne una tramite menu a tendina e gestirne le varie regole singolarmente.

Come faccio a controllare i miei messaggi ricevuti?

Nell’area Gestione centralino » Messaggi Ricevuti è possibile accedere a tutti i messaggi audio ricevuti nel centralino telefonico. Quando si riceve un messaggio audio, questo verrà segnalato con una notifica.
NOTA: Per poter ricevere un messaggio bisogna attivare la funzionalità “Casella Vocale” da Gestione Centralino » Impostazioni Segreteria Centralino.

Vuoi maggiori informazioni?

Chiama il numero verde

800 08 15 08

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Viale della Repubblica, 243

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